「freee Data Getter for Google Sheets」では、1つのスプレッドシートに、freeeの同一アカウントでログインできる複数のアカウントを連携することができます。
この機能を最大限に活用できるのは、会計事務所の方々でしょう。
※グループ会社で複数の法人を見られている管理部門の方も同様に活用いただけます。
今回は、会計事務所の方の「顧問先に取引登録を依頼しているものの、なかなか実施してくれない…」というケースを想定し、これを簡単にチェックする方法をご紹介します。
freeeから取引を取得する
メニューから「データ連携シート新規作成」の「取引」を選択します。
シートの作成画面の通りに入力します。ここでは、特に注意するポイントについて解説します。
事業所選択
自身がログインできる事業所がすべて表示されています。この中からチェックを行いたい顧問先を選択しましょう。
自動更新設定
ここは毎日自動更新されるように設定しましょう。
集計期間
今月・もしくは前月を選択するとよいでしょう。
たとえば、毎月25日に顧問先の入力状況をチェックする業務フローであれば、今月の取引登録状況を見た方がよいので、「今月」が適しています。
もし、翌月になったら前月の登録状況をみたい、という場合は「前月」を選択します。
シートを「今月」と「前月」の2つ作ってしまうのもよいでしょう。
取引種別・決済ステータス
すべての取引、すべての決済ステータスで問題ありません。
もし、「売上登録だけ顧問先に任せている」という場合でしたら、取引種別を収入取引に絞ってしまうのもよいでしょう。
取引を確認する
取得できた取引を見て、顧問先がちゃんと入力しているか確認をしましょう。
気になる取引があれば、編集用URLから確認もできます。
取引ではなく仕訳帳の連携でも代替可
取引の連携では勘定科目は取得できません。これは1取引に複数の行でいろいろな勘定科目が紐づくことがあるためです。
もし勘定科目もチェックしたい場合は、仕訳帳の連携を活用しましょう。
ただし、こちらは取引の決済状況のチェック（未入金の売掛が残っているかなど）はできませんので、ご注意ください。
見たい顧問先分シートを作成する
これと同じ要領で、顧問先の分だけ取引または仕訳帳の連携シートを作成します。
あとは毎日自動でシートが更新されますので、それらを定期的に確認しましょう。