インボイス制度が始まったことで、多くの企業様で取引先の適格事業者登録番号の収集業務が発生するようになったかと思います。
「freee Data Getter for Google Sheets」を使うことで、この業務を効率化することが可能です。
また、この方法では「取引先の取得」機能しか使いませんので、本アドオンの無料プランの方でもご利用できます。是非ご活用ください。
取引先データを取得する
メニューの「マスタ連携シート新規作成」から「取引先」を選択します。
シート作成画面になったら、画面の通りに入力を行います。
ここでは、いくつかおすすめの設定をご紹介します。
自動更新設定
今回のようなケースの場合、自動更新は「使用しない」にしておくことで、シートで作業中に書いたメモなのが更新によってリセットされないため、おすすめです。
※更新をしたくなったら、メニューの「現在のシートを即時更新」から実行できます。
GoogleDrive出力設定
「適格事業所番号を違う法人のもので更新してしまった！」などの事故が起きた場合を想定し、GoogleDrive出力設定で、バックアップを取っておくと安心です。
ここにGoogleDriveのフォルダーIDを指定しておくと自動でシートに出力した取引先情報がCSVで保存されます。
フォルダーIDの見つけ方については、こちらの記事をご参考ください。
出力項目設定を工夫する
また、重要なのが出力項目設定です。
この項目で今回の用途に必要な項目だけを選択肢、シートをすっきりさせましょう。
具体的には「取引先名」「更新日」「適格請求書発行事業者」「適格事業者登録番号」の項目を追加します。
また、今回はこのシートを使って番号を収集・入力までやりたいので「電話番号」「担当者氏名」「担当者メールアドレス」「編集用URL」も入れておきます。
取得したデータを使って、チェックを行う
データを確認すると、「適格請求書発行事業者」がTRUEなのに、「適格事業者登録番号」が空欄の行が見つかると思います。
あとは国税庁のサイトでの検索や、シートに入った「担当者メールアドレス」などに連絡をし、「適格事業者登録番号」を確認したら「編集用URL」からfreeeの取引先の編集画面を開きます。
ここで登録番号を入力・保存することで、非常に効率的にチェックを行うことができます。
また、スプレッドシートという特性を生かして、経理チーム内で共有したいメモなども簡単に残すことができます。
